В ходе консалтингового проекта разрабатываются следующие виды регламентов документов.
5.1. Положения о структурных подразделениях
Положение о подразделении — это наиболее распространенный (наряду с должностными инструкциями) регламент. Однако и по отношению к положениям о предприятии, и должностным инструкциям, да и по отношению ко всем остальным регламентам деятельности, отмечается, что «правила, предписывающие определённое поведение, влияют на поведение, однако только в том случае, если люди имеют мотив следовать этим правилам» [Грейф, с. 55]. Соответственно и положения о подразделениях, и должностные инструкции должны разрабатываться так, чтобы они, во-первых, соответствовать целям предприятия, и во-вторых, имели личностный мотив следованию им. Другими словами они должны реально направлять деятельность и руководителей всех рангов, и рядового персонала направлять на достижение целей предприятия.
А это возможно только, как отмечено в нашей статье «Организация предприятия, обеспечивающая максимально достижимую эффективность: единая рекурсивная практическая методика» PDF , (краткая версия статьи PDF ). Если все организационные документы предприятия будут разрабатываться по единой иерархической методике, исходящей из целей предприятия (задаваемой собственником) и разрабатываемому положению (регламенту) о целеполагании и оценке деятельности подразделений и сотрудников предприятия. Наша статья и описывает эту единую методику.
Что касается разработки отдельных положений, частных систем отдельных положений, регламентов и инструкций, систем мотивации, включающих и любые системы KPI, и не могут дать положительных результатов [Рамперсад, 1999; Schneiderman, 1999; Парсонс, 2000; Остром, 2010; Норт, 2010; Hart, Holmström, 2016; Сухарев, 2020]. И это относится к разработке любых организационных (институциональных) документов – «правил игры» персонала предприятия по Дугласу Норту.
5.2. Должностные инструкции
Должностная инструкция являются обязательным документом для всех предприятий. Должностная инструкция – это обезличенный организационно-правовой документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности должностного лица организации, что способствует более полному использованию профессионального и творческого потенциала кадровых ресурсов, рациональной организации и повышению производительности труда. Должностные инструкции дополняют нормативно-правовую базу трудовой деятельности и обеспечивают большую объективность при приеме новых работников, аттестации работников, их поощрении или наказании. Они не только устанавливают ответственность, а также обеспечивают права сотрудников предприятия на законодательном уровне.
5.3. Положения о Руководителе проекта, Главном конструкторе, Советах.
В матричных организационных структурах Руководитель проекта (или Главный конструктор), это довольно часто не занимаемая должность, а дополнительный статус должностного лица, налагающий на него соответствующие обязанности и дающий ему определенные полномочия в рамках проводимого им проекта. Главные конструктора и Руководители проектов — это ключевые фигуры в проектировании.
Они осуществляют техническое руководство и координацию разработки комплексных проектов на всех стадиях и этапах выполнения работ, во всех структурных подразделениях, занятых в их проектах, обеспечивая их техническую и экономическую эффективность и конкурентоспособность.
Руководители всех проектов имеют полномочия, примерно одинаковые для всех проводимых проектов, которые и отражаются в Положении о Руководителе проекта (Главном конструкторе).
На ряде крупных предприятий имеются также такие формальные органы, как Совет Главных конструкторов, Научно-технический совет, и т.д. Такие Советы также имеют определенные цели, обязанности и полномочия, которые отражаются в соответствующих положениях. Председателем советов обычно является руководитель предприятия.
5.4. Регламенты бизнес-процессов
Регламент бизнес-процесса фиксирует зоны полномочий и ответственности, определяет способы взаимодействия подразделений. Например, при прохождении проекта, выпуске приказа, заключении и исполнении договора и т.д.
Одной из основных ошибок регламентации процессов является их излишняя детализация, что затрудняет изменения и делает регламенты процесса тяжелыми для восприятия.
Регламент бизнес-процесса должен включать:
-
инициирующее событие,
-
входы процесса,
-
результаты выполнения процесса (выходы процесса),
-
показатели процесса,
-
временные ограничения,
-
ответственного за процесс (владельца процесса),
-
ответственного за контроль выполнения требований регламента процесса,
-
составные части бизнес-процесса (расписанные в общем бизнес-процессе или выполненные в виде отдельных регламентов бизнес-процессов нижнего уровня.
В минимальном варианте регламент бизнес-процесса фиксирует взаимодействие подразделений между собой, определяя сроки, входы и результаты на выходе подразделений. Далее формализуются остальные составляющие регламента. В случае же крупных и/или ответственных бизнес-процессов создаются регламенты процедур бизнес-процесса.
Разработке регламента бизнес-процесса предшествует определенные консалтинговые работы, в первую очередь, анализ существующего бизнес-процесса. После того как процессы формализованы и описаны, можно увидеть направления, по которым они могут быть улучшены. Здесь необходимо провести анализ стратегических целей и показателей предприятия, связанных с данным бизнес-процессом и оптимизацию бизнес-процесса. И только после этого начинать формализацию бизнес-процесса, разработку регламента.
5.5. Распорядительные документы
Одни из постоянно используемых во всех предприятиях регламентирующих документов — это распорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки, решения, протоколы совещаний и т.п.), а также производственные планы и отчеты об их исполнении.
Консалтинговый проект завершается разработкой единой системы организационных документов и внедрением этой системы «правил игры» в реальную деятельность предприятия.
Отметим, что стоимость разработки такой единой системы регламентов нашей компанией, обеспечивающей, благодаря эффективной годами отлаженной методике, максимально возможную эффективность деятельности предприятия составляет всего:
-
40–260 тыс. руб. для малых предприятий (до 100 человек),
-
100–600 тыс. руб. для средних предприятий (100–250 человек),
-
и от 300 тыс. рублей – для крупных (от 250 человек).
Для более подробной информации по разработке регламентов для организации и повышения эффективности деятельности предприятия, достаточно позвонить по телефону 8 (495) 998-85-99 (Михаил Жемчугов) или написать письмо на адрес info@corpsys.ru.