Организация предприятия и система организационно-правовых документов. Результат
3. Входы и выходы подразделения, результат подразделения
В любом действующем подразделении всегда имеются бизнес-процессы имеющие входы, на которые от поставщика поступают комплектующие и материалы, нематериальные ресурсы (далее исходные материалы) и выходы, на которых получают результат – производимый продукт для потребителя. И каждое из подразделений - это «место, где происходит добавление ценности» [7], где возникает вновь созданная ценность.
С точки зрения организационно-правовой документации важно:
- Кто является поставщиками и каких исходных материалов.
- Что передает подразделение поставщику за принятые материалы.
- Какие продукты подразделение производит и какую ценность добавляет.
- Кто является потребителями продукции и что они передают подразделению за принятую продукцию.
В наглядном виде это приведено в таблице 1.
Таблица 1. Подразделение и его взаимосвязи с поставщиками и потребителями.
№
№ |
Поставщики |
Описываемое подразделение |
Потребители |
| Наименование Обозначение |
Продукт для подразделения |
Продукт для поставщика |
Продукт для потребителя |
Вновь созданная ценность |
Наименование
Обозначение |
Продукт для подразделения |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
|
|
Здесь продукт для поставщика и продукт для потребителя за принятые исходные материалы и поставленную потребители продукцию, с учетом прочих затрат подразделения, определяют вновь созданную подразделением ценность и саморегуляцию. Это рыночный экономический механизм который, однако далеко не всегда применяется в наших предприятиях. Но эта схема действует и в командно-административной системе – КАС), тогда «продукт для поставщика» и «продукт для подразделения» определяется актами сдачи-приемки, которые также должны быть формализованы, как и процесс сдачи-приемки. Что же касается вновь созданной ценности, то в административной системе ее определить практически невозможно. Соответственно в административной системе саморегуляция практически отсутствует. Здесь вместо вновь созданной ценности возможно определение показателей деятельности, однако это достаточно проблемный вопрос, здесь мы рассматривать не будем.
Отметим, что в любой системе выходы подразделения производителя (продукт) – это результат процесса, еще не результат подразделения. Результат подразделения возникает только тогда, когда этот продукт удовлетворяет потребности потребителя и он в ответ, передает производителю свои ресурсы (экономическая система) или акты сдачи-приемки, а ресурсы получает от предприятия (административная система). Результат подразделению дает только потребитель (или непосредственно, или через акты). Во обоих случаях получаемые подразделением ресурсы должны удовлетворять его потребности. Одним из основных признаков системы являются связи с окружающей средой по обмену ресурсами [8]. Это является основным признаком и любого предприятия, и любого подразделения, и любого сотрудника предприятия.
Результат (от латин. resultatus - отраженный) – это конечный итог, следствие, завершающее собой какие-н. действия, явления, развитие чего-н. [9]. Результат, как отражение, можно определить двояко:
|
Результат процесса – это выход процесса, произведенный в ходе процесса продукт (отражение деятельности).
|
|
|
Результат социальной системы – это ее результат от реализации произведенного продукта (отражение произведенного системой продукта) удовлетворяющий потребности системы.
Внешняя реализация произведенного продукта – удовлетворение потребности системы в ресурсах, получаемых от внешнего потребителя.
Внутренняя реализация (потребление) произведенного продукта – удовлетворение потребности системы непосредственно от произведенного продукта. |
|
Из приведенных определений видно, что процесс не является объектом или субъектом деятельности (системой) и не имеет своих потребностей, процесс никак не связан со своим результатом – обратная связь отсутствует.
Здесь возникает вопрос о том, на что направлена деятельность подразделения, что является результатом каждого подразделения, «с учетом особенностей организации производства, труда и управления» просто продукт на его выходе или результат реализации этого продукта. И это во много сложнее даже, чем определить перечень должностных обязанностей.
Основная особенность организации и управления заключается в том, на что направлена деятельность подразделения: на результат подразделения (результат реализации) или на результат процесса (показатели процесса и продукции). Если результат процесса очевиден, то результат подразделения – это достаточно сложный процесс.
- Результат процесса – это качество самого процесса, соответствие его требуемым стандартам, качество продукции на его выходе в соответствии со стандартами на продукцию, номенклатура и количество продукции (выполнение планов). На процесс, практически, в большинстве работает, например, производство.
- Результат подразделения (социальной системы) – это тот результат, который подразделение получает от потребителя за свою продукцию за вычетом всех затрат. На результат всегда работает предприятие в целом, но могут работать и отдельные подразделения, например, отдел сбыта, а также самостоятельные подразделения в системах внутреннего хозрасчета или бюджетирования, для которых потребителем являются другие подразделения предприятия, «приобретающие» их продукцию по трансфертным ценам.
Такая разница хорошо видна из приведенных ниже должностных инструкций менеджера и начальника цеха [1].
Ориентация на результат: Должностные обязанности МЕНЕДЖЕРА. Осуществляет управление предпринимательской или коммерческой деятельностью, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли. Исходя из стратегических целей деятельности планирует предпринимательскую или коммерческую деятельность. Осуществляет анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей. Осуществляет координацию деятельности в рамках определенного направления (участка), анализ ее эффективности [1].
Процессный подход: Должностные обязанности НАЧАЛЬНИКА ЦЕХА (УЧАСТКА). Осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью цеха (участка). Обеспечивает выполнение производственных заданий, ритмичный выпуск продукции высокого качества. Организует текущее производственное планирование, учет, составление и своевременное представление отчетности о производственной деятельности цеха (участка) [1]. Отсюда результат производственного процесса – это только «выполнение производственных заданий, ритмичный выпуск продукции высокого качества».
Что же является результата производства как системы (социальной организации), то результат структурного подразделения – это то, что оно получает от своего потребителя при реализации своей продукции (за вычетом затрат). Потребителем этой продукции является следующее по производственному процессу подразделение (ОТК, склад готовой продукции, отдел реализации, …). Однако понятно, что в большинстве предприятий при административной системе производство (подразделение) от них ничего не получает. Подразделение получает результат (вознаграждение) от своего вышестоящего руководителя, от того должностного лица, которое принимает план и определяет показатели деятельности, и получается, что именно он и является «потребителем». И результат подразделения определяется на основании того, как отчитается подразделение и как будет принят его план. Понятно, что подразделению, при такой системе, мало дела до реального потребителя, реально использующего продукцию подразделения. И, соответственно, до результата всего предприятия. Внутренние цели подразделения (отчитаться за план и другие показатели) не соответствуют внешним целям потребителя (получить продукцию по требуемой цене и удовлетворяющую его потребности).
Для обеспечения эффективности предприятия любое его подразделение должно быть ориентировано и на процесс (выполнение требований к процессу и продукции) – внутренняя цель, и на результат (удовлетворение потребности потребителя) внешняя цель. Здесь возникает вопрос внешних и внутренних целей.