О КОМПАНИИ | НАША МИССИЯ | УСЛУГИ | ЦЕНЫ | ПРОЕКТЫ | КОНТАКТЫ
      Финансовые гарантии качества и результата в наших договорах
Разработка организационной документации
Повышение эффективности предприятия
Мотивация персонала
Развитие организационной структуры
Семинары и тренинги
Наши статьи
Термины и определения

       

Удаленные консультации по управленческому консалтингу

Разработка организационной документации: оргструктуры, положений, инструкций, правил, регламентов бизнес-процессов

Наши консалтинговые проекты

Коммерческое предложение по разработке эффективной организационной документации

Коммерческое предложение по повышению эффективности деятельности предприятия

Коммерческое предложение по созданию эффективной системы мотивации

Стандарты качества и гарантии результата наших консалтинговых услуг

Наши семинары и тренинги


Наши публикации разных лет

Менеджмент сегодня №3 2021 Четыре системы управления предприятием и практические методы повышения их эффективности

Международный журнал Проблемы теории и практики управления №2, №4, №9, 2020 Построение эффективного предприятия

Менеджмент сегодня №3 2017 Целеполагание и стратегическое управление развитием организации

Проблемы экономики и менеджмента №3 2016 Организация предприятия и система организационно-правовых документов

Международный журнал Проблемы теории и практики управления №5 2014 г. Цель предприятия и стратегия ее достижения. Концептуальные основы

Стратегический менеджмент №4 2014 Сильная стратегия предприятия. Разработка и реализация

Менеджмент в России и за рубежом №3 2011 Цель предприятия и стратегия ее достижения

Креативная экономика №9 2010 Цельность Миссии. Основные условия эффективности предприятия

Основные публикации

Тел. 8 (495) 998-85-99

Итоговые статьи наших исследований 2006-2021 годов
Четыре системы управления предприятием и повышение их эффективности
Скачать статью (38)                 Читать статью
Концептуальные основы механизма предприятия и его эффективности
Скачать статью (105)                 Читать статью
Развитие предприятия. Система консалтинговых проектов
Скачать статью (147)                 Читать статью

Коммерческое предложение по разработке эффективной организационной документации

У человечества нет иной деятельности, кроме организационной,
нет иных задач, кроме организационных.
А. Богданов 

I. Введение

Целью реализации проекта разработки организационной документации является повышение прозрачности и эффективности деятельности Предприятия Заказчика (далее – Предприятия) На первый взгляд здесь может быть не видно проблем, однако они всегда имеются, и очень серьезные.

  1. Во-первых, каждое предприятие уникально, соответственно система организационной документации каждого предприятия должна быть также уникальна. Невозможно просто взять и начать разрабатывать организационные документы используя литературу по менеджменту, Интернет, документы других компаний. Такую практику Аркадий Пригожин назвал «организационной патологией». Документация должна разрабатываться под конкретное предприятие с учетом всей его специфики.
  2. Организационная документация должна быть направлена на и достижение целей предприятия, и на достижение целей коллектива ведь: «Правила, предписывающие определенное поведение, влияют на поведение, однако только в том случае, если люди имеют мотив следовать этим правилам» [Авнер Грейф].
  3. Во-вторых, необходимо разрабатывать не отдельные документы, а взаимоувязанную систему организационных документов, по всей ее иерархии. Как писала лауреат Нобелевской премии Элеонор Остром, «следует специфицировать множество правил, а не отдельное правило, пытаясь выявить последствия изменений определенного правила», поскольку «правила действуют системно, а не по отдельности».
  4. В-третьих, внедрение каждого нового организационного документа – это проведение соответствующих изменений в компании. Как писал Стенли Янг: «Когда группе предлагается некоторое изменение, каждый ее член спрашивает себя, выгодно ли оно лично ему. Если изменение влечет отрицательные последствия, то группа образует оппозицию ему, чтобы не подвергнуть опасности получаемые ею выгоды... Если человек считает, что предлагаемое изменение лично ему невыгодно, то единственно разумной реакцией для него будет сопротивление его введению». Сопротивление изменениям – это фундаментальная проблема [Игорь Ансофф].

В ходе более чем десятилетней консалтинговой практики и нам удалось решить все эти проблемы. Мы создали методику разработки документации, требующей минимальных усилий при ее внедрении. Более того во многих случаях  мы можем разрабатывать такую документацию удаленно.

Наши прнципы и методы разработки организационной документации изложены в статье «Эффективная организация и ее организационная документация» (2019) и серии 3-х статей «Построение эффективного предприятия» (Международный журнал «Проблемы теории и практики управления», 2020, №2), серии 7-и статей депонированных в ВИНИТИ РАН, статье «Четыре системы управления предприятием и практические методы повышения их эффективности» журнал «Менеджмент сегодня» № 3 2021. Они базируются на трудах классиков экономики, социологии, психологии, кбернетики, лауреатов Нобелевских премий по экономике Р. Коуза, Э. Остром, Д. Норта, Л. Гурвица, и др. А также наших соотечественников.

II. Структура организационной документации.

На вершине иерархии системы документации находятся миссия (предназначение) и общие цели предприятия, их декомпозиция определяет организационную структуру. Затем ключевые положения деятельности предприятия (ключевая идеология, философия) определяющие нормы и принципы деятельности, средства достижения целей. Далее идет система оплаты труда и мотивации. И уже следом идет разработка документации, следование положениям которой должно иметь явный мотив для персонала. В целом иерархическая структура организационной документации следующая:

  1. Миссия – предназначение предприятия.
  2. Общие цели предприятия.
  3. Ключевые положения деятельности предприятия (принципы и нормы деятельности, конституция, философия, ценности, политики, "правила игры").
  4. Взаимоувязанные дерево целей, организационная структура и система бизнес-процессов.
  5. Положения об оплате труда и мотивации, обеспечивающие мотивацию подразделений и персонала на достижение целей предприятия и соблюдение принципов и норм деятельности.
  6. Конкретные организационные документы по всей иерархии предприятия создаваемые на базе документов верхних уровней и ориентированные на личные цели персонала, на цели предприятия, на соблюдение ключевых положений деятельности:

6.3. Регламенты бизнес-процессов.
6.2. Положения о структурных подразделениях.
6.2. Должностные и рабочие инструкции.
6.4. Другие организационные документы.

При этом разработка документации нижнего уровня может потребовать, для еще большей эффективности, определенные изменения документации текущего и даже более высоких уровней – взаимозависимость документации (как по иерархии документации, так и по иерархии предприятия).

III. Практическая разработка организационной документации

Наши консультанты ведут разработку организационной документации только совместно с собственником и руководством заказчика, даже если они проводятся удаленно. В этой совместной работе экспертом и аналитиком в своем бизнесе – лицом, принимающим решения, – является собственник (или его доверенное лицо). Консультант обеспечивает его информацией, адекватной ситуации, методическими материалами, помогает найти и оценить возможные варианты, детально прорабатывает найденный вариант построения документации. Далее консультант проводит оформление документации, анализирует результаты ее внедрения: выполняют рутинные не свойственные бизнес-практике предприятия работы.

В зависимости от объема разработки документации возможны варианты:

  1. Документация может разрабатываться изначально с нуля – ранее организационные положения не были формализованы1.
  2. Документация может разрабатываться с нуля, но требуются только некоторые документы.
  3. Требуется разработка отдельных документов или групп документов при существующей системе документации.
  4. Требуется разработка отдельных документов или групп документов при отсутствии системы документации.
  5. Требуется комплексная переработка всей существующей документации.

IV Изначальная комплексная разработка документации

1. Документ высшего уровня предприятия – Миссия предприятия.

Формализация миссии предприятия – предназначения предприятия в обществе и предназначения предприятия для его персонала. Второе предназначение в большинстве предприятий не определяется – но это одно из основных условий эффективной мотивации персонала.

2. Ключевые положения собственника предприятия

Формулирование этих положений необходимо. Ведь до тех пор, пока высшим руководством не разработаны общие цели и политика, никакие конкретные цели установлены быть не могут. Управление вообще не может существовать там, где отсутствуют политика и цели [Каору Ишикава].

Документация второго уровня – ключевые положения деятельности предприятия и структурных подразделений (конституция, философия, ценности, политики, предприятия, "правила игры") – конституции предприятия.

3. Документация третьего уровня – Система оплаты труда и мотивации, системы целнполагания, планирования и бюджетирования.

4. Документация четвертого уровня – организационная структура и система бизнес-процессов.

Разработка организационной структуры предприятия (дерева структурных подразделений); целей структурных подразделений (дерева целей); системы внутренней власти и взаимодействия; обеспечивающих, в комплексе, достижение поставленных целей предприятия. Структура и цели неразделимы, именно из декомпозиции целей и строится организационная структура.

Следующие шаги – это уже разработка иерархии конкретной документации в соответствии с «правилами игры» структурных подразделений и персонала предприятия:

  • Положений о структурных подразделениях.
  • Должностных инструкций.
  • Регламентов бизнес-процессов.
  • Других организационных документов.

V. Развитие организационной документации – разработка новых организационных документов

Во всех случаях разработка должна вестись на базе организационных документов более высокого уровня. Основа методики разработки эффективной организационной документации заключается в том, что каждое организационное положение которой должно быть необходимо предприятию и иметь мотив исполнения для персонала:

Цель и средства предприятия >> внутренний мотив достижения цели персоналом >> соответствующее им организационное положение предприятия

При такой методике мы не просто строим дерево целей, а строим «дерево целей, средств и мотивов их достижения2». Эта методика обеспечивает гармонию целей предприятия и коллектива, а соответственно и высокую эффективность деятельности, самоорганизацию коллектива на достижение целей предприятия, а также прозрачность и стабильность деятельности, повторяемость результатов.

В зависимости от состояния организационной документации предприятия возможны следующие варианты ее разработки:

1. Развитие имеющейся системы организационной документации – ведется разработка дополнительных организационных документов системы:

  • Организационной документации нового структурного подразделения.
  • Разработка нового вида организационной документации, если в ней возникла необходимость, например, регламентов бизнес-процессов.
  • Разработка отдельных организационных документов, если ранее они не были разработаны.

2. Разработка отдельных документов или групп документов при отсутствии системы документации.

Это достаточно сложный вариант разработки документации. Необходимо разработать документы, положения которых имели бы существенные личные мотивы их исполнения и, одновременно, обеспечивали бы и достижение целей предприятия. А это требует и разработки документации верхних уровней – разработки минимальной, но достаточной системы организационной документации: «существует минимальный набор структурных элементов действия – целей, средств, условий3 и норм. Невозможно дать значимое описание действия без спецификации всех этих четырех элементов» [Толкотт Парсонс].

3. Следующий вид разработки организационной документации – это разработка новых организационных документов более высокого уровня при наличии организационных документов более низкого уровня.

Например, разработка системы мотивации при наличии должностных инструкций. При этом необходима разработка системы мотивации, а затем переработка всех документов нижнего уровня на базе новой системы мотивации.

4. Первоначальная комплексная разработка всей необходимой документации.

Разработка документации по п. п. 1.-6. раздела II.

5. Комплексная переработка всей существующей документации.

Этот вариант подобен п. п. 1.-6 раздела 2, только необходимо учитывать, что «вместе с грязной водой можно выплеснуть и ребенка». Это самый сложный вид разработки организационной документации – это смена института.

Номенклатура организационных документов, их возможная структура, ссылки на директивные документы, приведены в статье «Организация предприятия и система организационно-правовых документов»4.

VI. Коммерческое предложение по разработке организационной документации

Наша компания проводила консалтинговые проекты по всем вариантам разработки организационной документации и имеет все необходимые компетенции и навыки для эффективной разработки в минимальные сроки, соответственно и с минимальной стоимостью разработки. Имеем и опыт удаленной разработки организационной документации – а это самый сложный вариант.
Конкретное коммерческое предложение мы можем выслать Вам после получения следующей минимальной информации или приведения минимального анализа деятельности предприятия, в том числе и удаленно:

  • Миссия и цели предприятия (для начала только какие потребности потребителя и какой продукцией удовлетворяет предприятие).
  • Основные ключевые положения предприятия.
  • Вариант разработки документации.
  • Объем разработки документации.
  • Какая имеется организационная документация и ее актуальность.
  • Стиль управления предприятия: авторитарный, демократический, партнерский, либеральный.
  • Удаленная, частично удаленная или обычная разработка.
  • Ваши дополнительные требования к разработке.

Время проведения разработки организационной документации среднего предприятия численностью 100-250 человек: 0,5-2 мес.
Стоимость: 60-200 тыс. руб. С учетом скидки 40% на время пандемии – 36-120 тыс. руб.
_________________________

1 Организационная документация ранее была разработана, но не внедренна и потеряла актуальность. Документы лежат мертвым грузом в шкафах или базах данных.

2 Жемчугов А.М., Жемчугов М.К. Проблема мотивации персонала: практическое решение // Мотивация и оплата труда. 2018. № 4. С. 206-219.

3 Можно отметить, что создаваемые предприятием условия – это также средства достижения цели.

4 Жемчугов А.М., Жемчугов М.К. Организация предприятия и система организационно-правовых документов // Проблемы экономики и менеджмента. 2016. №3 – С. 3-15.9
 

Для уточнения вопросов разработки эффективной организационной документации достаточно позвонить по телефону 8 (495) 998-85-99 (Михаил Жемчугов) или написать письмо на адрес info@corpsys.ru.


__________________
Версия для печати

Отзывы, комментарии и вопросы по статье:
"Коммерческое предложение по разработке эффективной организационной документации"

17.12.2020 10:54  Татьяна

Что является важным документом, организующим взаимодействие всех подразделений и служб на всех уровнях? Проводите ли вы разработку такого документа?

17.12.2020 14:42  Консультант Михаил Жемчугов, к.т.н.

Документом, организующим взаимодействие всех подразделений и служб на всех уровнях, является регламент "Система бизнес-прцессов предприятия". Он, во-первых, описывает главный бизнес-процесс предприятия - взаимодействие подразделений на высшем уровне, во-вторых, каждый из элементов этого бизнес-процесса раскрывается на все подпроцессы всех уровней иерархии. Каждый процесс и подпроцесс имеет владельца, показывает всех поставщиков, что и в каком виде они поставляют (включая и документы), все преобразования, осуществляемые со входными материалами, ответственных за эти преобразования, выход процесса - вид выходных продуктов и требования к ним, потребителей этих продуктов осуществляющих приемку. Отдельный единый для всех бизнес-процесс показывает как происходит сдача-приемка между подразделениями.
Разработку системы бизнес-процессов мы проводим.

14.10.2021 17:20  Антон

В каком документе указаны цели и основные направления развития организации?

14.10.2021 20:28  Консультант Михаил Жемчугов, к.т.н.

Такой документ нам не известен и вряд ли мы его когда нибудь увидим.
Во-перых, цель - это предвидимый результат и средства его достижения [А.Н Леонтьев]. А цель без указания средств - это, как отмечал еще Адам Смит, только "хотение". При этом «Средства — это все, что может служить достижению цели, посредством ли законов природы или правил игры» [Поланьи К. 2007. Экономика как институционально оформленный процесс, с. 46]:
Что касается направлений развития, то они должны вытекать из текущего состояния предприятия и видения будущего предприятия, из сопоставления которых и вытекают необходимые технические, организационные и институциональные изменения.
И такой основополагающий документ документ должен включать и миссию (предназначение) предприятия, и его стратегические цели, и будущее видение предприятия, и выявленную систему необходимых изменений, кратко и емко сформулированных как "ключевые положения предприятия".



Мы будем рады ответить на Ваши вопросы по статье "Коммерческое предложение по разработке эффективной организационной документации", рассмотреть Ваши замечания и отзывы. Отвечает главный специалист Жемчугов Михаил, к.т.н.
Имя
Текст

Последние новости

05.04.2021
Завершены работы по консалтинговому проекту повышения эффективности с компанией "РЕМСТРОЙСЕТЬ"
07.06.2020
Консалтинговые услуги по организации деятельности АНО КПФ «Русь милосердная»


Наши новые статьи

19.10.2021 Формирование требуемого института предприятия, культуры
Формирование требуемого института предприятия, культуры — это единственная, действительно важная проблема руководителя. Если она разрешена, других проблем у ... далее

17.10.2021 Анализ, оптимизация и управление бизнес-процессами
Основная проблема при анализе, оптимизации и управлении бизнес-процессами заключается не в том, чтобы разработать наиболее эффективную для предприятия систему ... далее

17.10.2021 Комплексное повышение эффективности действующего предприятия
Повышение эффективности — это всегда комплексный вопрос, и решить его можно только комплексно и опираясь на сложившуюся культуру предприятия ... далее


  

ООО «Корпоративные системы управления» («КОРПСИС»)
Услуги управленческого консалтинга - гарантии эффективности и качества
Адрес: 111020, г. Москва, ул. Боровая, д. 7, с. 7, оф. 29
Тел. 8 (495) 998-85-99
Email: info@corpsys.ru





© ООО «КОРПСИС», 2006-2021