О  КОМПАНИИ | НАША  МИССИЯ | НАШИ  УСЛУГИ | ЦЕНЫ | ПРОЕКТЫ | КОНТАКТЫ
Целеполагание и стратегическое управление социально-экономическим развитием организации
Управленческий консалтинг. Услуги
Статьи
Термины и определения

       

Удаленное консультирование

Удаленная разработка организационной документации

Наши консалтинговые проекты

Коммерческое предложение по разработке эффективной организационной документации

Коммерческое предложение по повышению эффективности деятельности предприятия

Коммерческое предложение по созданию эффективной системы мотивации

Стандарты качества и гарантии результата наших консалтинговых услуг

Наши семинары и тренинги


Некоторые наши публикации

Менеджмент сегодня №3 2017 г. «Целеполагание и стратегическое управление развитием организации»

Системная инженерия №5 2017 г. «Мотивация, KPI и культура организации»

Проблемы экономики и менеджмента №3 2016 г. Организация предприятия и система организационно-правовых документов

Международный журнал Проблемы теории и практики управления №5 2014 г. «Цель предприятия и стратегия ее достижения. Концептуальные основы»

Стратегический менеджмент №4 2014г. «Сильная стратегия предприятия. Разработка и реализация»

Менеджмент в России и за рубежом №3 2011 г. «Цель предприятия и стратегия ее достижения»

Основные публикации

Тел. 8 (495) 998-85-99
В связи с тяжелой ситуацией в стране цены наших консалтинговых услуг с 26 марта 2020 года снижены на 40% по отношению к прайс-листу. Введены удаленное консультирование и удаленная разработка организационной документации.

Коммерческое предложение по разработке эффективной организационной документации

У человечества нет иной деятельности, кроме организационной,
нет иных задач, кроме организационных.
А. Богданов 

I. Введение

Целью реализации проекта разработки организационной документации является повышение прозрачности и эффективности деятельности Предприятия Заказчика (далее – Предприятия) На первый взгляд здесь может быть не видно проблем, однако они всегда имеются, и очень серьезные.

  1. Во-первых, каждое предприятие уникально, соответственно система организационной документации каждого предприятия должна быть также уникальна. Невозможно просто взять и начать разрабатывать организационные документы используя литературу по менеджменту, Интернет, документы других компаний. Такую практику Аркадий Пригожин назвал «организационной патологией». Документация должна разрабатываться под конкретное предприятие с учетом всей его специфики.
  2. Организационная документация должна быть направлена на и достижение целей предприятия, и на достижение целей коллектива ведь: «Правила, предписывающие определенное поведение, влияют на поведение, однако только в том случае, если люди имеют мотив следовать этим правилам» [Авнер Грейф].
  3. Во-вторых, необходимо разрабатывать не отдельные документы, а взаимоувязанную систему организационных документов, по всей ее иерархии. Как писала лауреат Нобелевской премии Элеонор Остром, «следует специфицировать множество правил, а не отдельное правило, пытаясь выявить последствия изменений определенного правила», поскольку «правила действуют системно, а не по отдельности».
  4. В-третьих, внедрение каждого нового организационного документа – это проведение соответствующих изменений в компании. Как писал Стенли Янг: «Когда группе предлагается некоторое изменение, каждый ее член спрашивает себя, выгодно ли оно лично ему. Если изменение влечет отрицательные последствия, то группа образует оппозицию ему, чтобы не подвергнуть опасности получаемые ею выгоды... Если человек считает, что предлагаемое изменение лично ему невыгодно, то единственно разумной реакцией для него будет сопротивление его введению». Сопротивление изменениям – это фундаментальная проблема [Игорь Ансофф].

В ходе более чем десятилетней консалтинговой практики и нам удалось решить все эти три проблемы. Мы создали методику разработки документации, требующей минимальных усилий при ее внедрении. Более того во многих случаях  мы можем разрабатывать такую документацию удаленно.

Наши прнципы и методы разработки организационной документации изложены в статье «Эффективная организация и ее организационная документация» (2019) и серии 3-х статей «Практическое построение эффективного предприятия» (Международный журнал «Проблемы теории и практики управления», 2020, №2).

II. Структура организационной документации.

На вершине иерархии системы документации находятся миссия (предназначение) и общие цели предприятия, их декомпозиция определяет организационную структуру. Затем ключевые положения деятельности предприятия (ключевая идеология, философия) определяющие нормы и принципы деятельности, средства достижения целей. Далее идет система оплаты труда и мотивации. И уже следом идет разработка документации, следование положениям которой должно иметь явный мотив для персонала. В целом иерархическая структура организационной документации следующая:

  1. Миссия – предназначение предприятия.
  2. Общие цели предприятия.
  3. Взаимоувязанные дерево целей и организационная структура.
  4. Ключевые положения деятельности предприятия (принципы и нормы деятельности, конституция, философия, ценности, политики, предприятия).
  5. Положения об оплате труда и мотивации, обеспечивающие мотивацию подразделений и персонала на достижение целей предприятия и соблюдение принципов и норм деятельности.
  6. Конкретные организационные документы создаваемые на базе документов верхних уровней и ориентированные на личные цели персонала, на цели предприятия, на соблюдение ключевых положений деятельности:

6.1. Положения о структурных подразделениях.
6.2. Должностные инструкции.
6.3. Регламенты бизнес-процессов.
6.4. Другие организационные документы.

Начиная с четвертого уровня начинается структурирование организационной документации и в соответствии с иерархией структурных подразделений предприятия.

При этом разработка документации нижнего уровня может потребовать, для еще большей эффективности, определенные изменения документации текущего и даже более высоких уровней – взаимозависимость документации (как по иерархии документации, так и по иерархии предприятия).

III. Практическая разработка организационной документации

Наши консультанты ведут разработку организационной документации только совместно с собственником и руководством заказчика, даже если они проводятся удаленно. В этой совместной работе экспертом и аналитиком в своем бизнесе – лицом, принимающим решения, – является собственник (или его доверенное лицо). Консультант обеспечивает его информацией, адекватной ситуации, методическими материалами, помогает найти и оценить возможные варианты, детально прорабатывает найденный вариант построения документации. Далее проводит оформление документации, анализирует результаты ее внедрения: выполняют рутинные не свойственные бизнес-практике предприятия работы.

В зависимости от объема разработки документации возможны варианты:

  1. Документация может разрабатываться изначально с нуля – ранее организационные положения не были формализованы1.
  2. Документация может разрабатываться с нуля, но требуются только некоторые документы.
  3. Требуется разработка отдельных документов или групп документов при существующей системе документации.
  4. Требуется разработка отдельных документов или групп документов при отсутствии системы документации.
  5. Требуется комплексная переработка всей существующей документации.

IV Изначальная комплексная разработка документации

1. Ключевые положения собственника предприятия

Формулирование этих положений необходимо. Ведь до тех пор, пока высшим руководством не разработана политика, никакие цели установлены быть не могут. Управление вообще не может существовать там, где отсутствуют политика и цели [Каору Ишикава].

2. Документация высшего уровня предприятия – Миссия.

Формализация миссии предприятия – предназначения предприятия в обществе и предназначения предприятия для его персонала. Второе предназначение в большинстве предприятий не определяется – но это одно из основных условий эффективной мотивации персонала.

3. Документация второго уровня предприятия – цели предприятия.

4. Как отмечалось, необходимо начинать разработку не с должностных инструкций или регламентов бизнес-процессов, а с формализации целей предприятия, на достижение которых и должны быть направлены действия персонала.

5. Документация третьего уровня – организационная структура.

Следующий шаг – разработка организационной структуры предприятия (дерева структурных подразделений); целей структурных подразделений (дерева целей); системы внутренней власти и взаимодействия; обеспечивающих, в комплексе, достижение поставленных целей предприятия. Структура и цели неразделимы, именно из декомпозиции целей и строится организационная структура.

6. Документация четвертого уровня – ключевые положения деятельности предприятия (конституция, философия, ценности, политики, предприятия). Далее должна идти разработка норм и принципов деятельности предприятия в целом – разработка «правил игры» предприятия – ключевых положений деятельности – конституции предприятия.

7. Документация пятого уровня – Система оплаты труда и мотивации, система планирования и бюджетирования.

8. Следующий шаг – это мотивация на достижение целей предприятия. С ней непосредственно связан второй уровень организационной документации по распределению ресурсов – планирование и бюджетирование. Положение об оплате труда и мотивации, положение о планировании и бюджетировании.

Следующие шаги – это уже разработка иерархии конкретной документации в соответствии с «правилами игры» (п.п. 1.1-1.5) структурных подразделений и персонала предприятия:

  • Положений о структурных подразделениях.
  • Должностных инструкций.
  • Регламентов бизнес-процессов.
  • Других организационных документов.

V. Развитие организационной документации – разработка новых организационных документов

Во всех случаях разработка должна вестись на базе организационных документов более высокого уровня. Основа методики разработки эффективной организационной документации заключается в том, что каждое организационное положение которой должно быть необходимо предприятию и иметь мотив исполнения для персонала:

Цель и средства предприятия >> внутренний мотив достижения цели персоналом >> соответствующее им организационное положение предприятия

При такой методике мы не просто строим дерево целей, а строим «дерево целей, средств и мотивов их достижения2». Эта методика обеспечивает гармонию целей предприятия и коллектива, а соответственно и высокую эффективность деятельности, самоорганизацию коллектива на достижение целей предприятия, а также прозрачность и стабильность деятельности, повторяемость результатов.

В зависимости от состояния организационной документации предприятия возможны следующие варианты ее разработки:

1. Развитие имеющейся системы организационной документации – ведется разработка дополнительных организационных документов системы:

  • Организационной документации нового структурного подразделения.
  • Разработка нового вида организационной документации, если в ней возникла необходимость, например, регламентов бизнес-процессов.
  • Разработка отдельных организационных документов, если ранее они не были разработаны.

2. Разработка отдельных документов или групп документов при отсутствии системы документации.

Это достаточно сложный вариант разработки документации. Необходимо разработать документы, положения которых имели бы существенные личные мотивы их исполнения и, одновременно, обеспечивали бы и достижение целей предприятия. А это требует и разработки документации верхних уровней – разработки минимальной, но достаточной системы организационной документации: «существует минимальный набор структурных элементов действия – целей, средств, условий3 и норм. Невозможно дать значимое описание действия без спецификации всех этих четырех элементов» [Толкотт Парсонс].

3. Следующий вид разработки организационной документации – это разработка новых организационных документов более высокого уровня при наличии организационных документов более низкого уровня.

Например, разработка системы мотивации при наличии должностных инструкций. При этом необходима разработка системы мотивации, а затем переработка всех документов нижнего уровня на базе новой системы мотивации.

4. Первоначальная комплексная разработка всей необходимой документации.

Разработка документации по п. п. 1.1.-1.6. раздела II.

5. Комплексная переработка всей существующей документации.

Этот вариант подобен п. п. 1.1.-1.6., только необходимо учитывать, что «вместе с грязной водой можно выплеснуть и ребенка». Это самый сложный вид разработки организационной документации – это смена института.

Номенклатура организационных документов, их возможная структура, ссылки на директивные документы, приведены в статье «Организация предприятия и система организационно-правовых документов»4.

VI. Коммерческое предложение по разработке организационной документации

Наша компания проводила консалтинговые проекты по всем вариантам разработки организационной документации и имеет все необходимые компетенции и навыки для эффективной разработки в минимальные сроки, соответственно и с минимальной стоимостью разработки. Имеем и опыт удаленной разработки организационной документации – а это самый сложный вариант.
Конкретное коммерческое предложение мы можем выслать Вам после получения следующей минимальной информации:

  • Миссия и цели предприятия (для начала только какие потребности потребителя и какой продукцией удовлетворяет предприятие).
  • Основные ключевые положения предприятия.
  • Вариант разработки документации.
  • Объем разработки документации.
  • Какая имеется организационная документация и ее актуальность.
  • Стиль управления предприятия: авторитарный, демократический, партнерский, либеральный.
  • Удаленная, частично удаленная или обычная разработка.
  • Ваши дополнительные требования к разработке.

_________________________

1 Организационная документация ранее была разработана, но не внедренна и потеряла актуальность. Документы лежат мертвым грузом в шкафах или базах данных.

2 Жемчугов А.М., Жемчугов М.К. Проблема мотивации персонала: практическое решение // Мотивация и оплата труда. 2018. № 4. С. 206-219.

3 Можно отметить, что создаваемые предприятием условия – это также средства достижения цели.

4 Жемчугов А.М., Жемчугов М.К. Организация предприятия и система организационно-правовых документов // Проблемы экономики и менеджмента. 2016. №3 – С. 3-15.

© Жемчугов А. М., Жемчугов М. К., 2019

Для уточнения вопросов разработки эффективной организационной документации достаточно позвонить по телефону 8 (495) 998-85-99 (Михаил Жемчугов) или написать письмо на адрес info@corpsys.ru.


__________________
Версия для печати


Мы будем рады ответить на Ваши вопросы по статье "Коммерческое предложение по разработке эффективной организационной документации", рассмотреть Ваши замечания и отзывы. Отвечает главный специалист Жемчугов Михаил, к.т.н.
Имя
Текст

Последние новости

16.12.2019
Консалтинговые услуги по организации деятельности АНО КПФ «Русь милосердная»
22.11.2019
Разработка системы мотивации и организационной документации компании «Торговый Дом «ЭСКО»
02.04.2019
Создание системы ключевых положений деятельности компании "МАСЛ ФЕКТОРИ"


Последние вопросы, ответы, комментарии к статьям сайта
06.04.2020 20:51   Дина   Статья: Разработка регламентов

Чем руководствоваться при написании положений и регламентов в организации?


06.04.2020 22:42   Консультант Жемчугов Михаил, к.т.н.   Статья: Разработка регламентов

Во-первых отметим, что цель написания положений и регламентов – это осуществление деятельности по достижению целей предприятия с наименьшими издержками. Соответственно положения и регламенты должны разрабатываться так, чтобы следование им обеспечивало наиболее эффективное достижение целей предприятия.
Но этого недостаточно. Как отметил Авнер Грейф, «правила, предписывающие определенное поведение, влияют на поведение, однако только в том случае, если люди имеют мотив следовать этим правилам» [Институты и путь к современной экономике]. Если же мотива не будет, а положения и регламенты будут только обузой для персонала, то никто ими не будет и руководствоваться, если только «из под палки», и, опять же, с большими издержками. Поэтому второе необходимое условие – это то, чтобы разработка была проведена так, чтобы положения и регламенты соответствовали бы интересам и предприятия, и самого персонала.



Наши новые статьи

27.03.2020 Практическое построение эффективного предприятия. Анонс серии статей Международный журнал "Проблемы теории и практики управления" 2020, №2
В международном журнале «Проблемы теории и практики управления» 2020 года публикуется серия наших статей «Практическое построение эффективного предприятия». Она включает три статьи: «Рыночное предприятие: возникновение, ... далее

26.12.2019 Эффективная организация и ее организационная документация
В предлагаемой статье рассмотрены вопросы организации предприятия и создания соответствующей организационной документации. Показано что наибольшая эффективность достигается при бюрократической консенсуальной ... далее

19.08.2019 Основной фактор построения эффективного предприятия
Настоящая статья посвящена вопросу о том, что является определяющим фактором при построении эффективного предприятия. Показано, что таким фактором является сформированный институт предприятия, именно он определяет ... далее

14.03.2019 Эффективная организация деятельности предприятия. Историко-институциональный подход Деп. в ВИНИТИ РАН 27.02.2019, № 11-В2019. 111 с.
Целью статьи является определение путей повышения эффективности деятельности предприятия. Исследование базируется на изучении различных форм организации деятельности начиная с первобытных общин, трех видов экономических ... далее

21.01.2019 Основные проблемы корпоративного управления и их разрешение Деп. в ВИНИТИ РАН 17.01.2019, № 1-В2019, 40 с.
Одна из первых проблем корпоративного управления была показана еще Адамом Смитом – это проблема того, что капитал собственника не находится под его непосредственным контролем и в его распоряжении. Далее был выявлен и ... далее


  

ООО «Корпоративные системы управления» («КОРПСИС»)
Услуги управленческого консалтинга - гарантии эффективности и качества
Адрес: 111020, г. Москва, ул. Боровая, д. 7, с. 7, оф. 29
Тел. 8 (495) 998-85-99
Email: info@corpsys.ru





© ООО «КОРПСИС», 2006-2020