Организация и управление. 5. Корректирующие и предупреждающие действия. Реорганизация
5. Корректирующие и предупреждающие действия. Реорганизация
ИСО 9000 дает следующие определения предупреждающим и корректирующим действиям [15 ИСО]:
- Предупреждающее действие: действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации.
- Корректирующее действие: действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации.
В управлении во многих случаях мы не можем устранить причину, иногда даже не можем ее до конца выяснить, тогда мы можем только минимизировать последствия. Предупреждающее действие отталкивается от обнаруживаемых отклонений внутренней и внешней среды, прогнозов недостижения поставленных целей. В то время, как корректирующие действие отталкиваются от измеренных отклонений результатов достижения поставленной цели и, в меньшей мере, от отклонений внутренней и внешней среды. Последнюю особо сложно корректировать. И отметим что, например, коррекция внутренней среды одновременно является и предупреждающим действие по отношению к результату деятельности. Соответственно наши определения несколько отличаются.
- Предупреждающее действие – это действие, обеспечивающее минимизацию ущерба от обнаруженных опасных отклонений внутренней и внешней среды, прогноза или факта недостижения поставленных целей, или обеспечивающее получение максимального результата от новых обнаруженных возможностей. Предупреждающее действие проводится путем: перераспределения ресурсов, изменения планов и программ, целей, самой организации, и т.д.
- Корректирующее действие – это действие, обеспечивающее ликвидацию (или минимизацию) обнаруженного отклонения. Корректирующее действие проводится путем: перераспределения ресурсов, изменения планов и программ (без изменения конечных целевых показателей).
В теории автоматического управления предупреждающие действия соответствуют управлению по возмущению, корректирующие – по отклонению.
При проведении корректирующих и предупреждающих действий возникают две основных проблемы. Во-первых, небольшие отклонения возникают постоянно, они могут быть обусловлены просто случайными факторами. Реагировать на каждое небольшое отклонение даже вредно – возможно перерегулирование и необходимость дальнейшей коррекции в уже другую сторону – управление будет неустойчивым. Кроме того надо понимать, что организация корректирующих и предупреждающих мероприятий – это определенная затрата ресурсов. С другой стороны, обнаруженное небольшое отклонение – это сигнал, который можно использовать для анализа ситуации, и разработки мер (но не действий), которые смогут очень быстро исправить ситуацию, если отклонение будет нарастать (превысит заданный порог), если выяснится, что оно будет не случайным, а систематическим (управление по слабым сигналам).
Вторая проблема заключается в том, что мы не можем каждую небольшую коррекцию согласовывать со всеми нашими проектами и планами. Но «сила организма заключается в точной координации его частей, в строгом соответствии разделенных и взаимосвязанных функций» [16]. И локальные корректирующие и предупреждающие действия, приводят к рассогласованию, к накоплению системных противоречий, «к дезорганизации, более медленной или более быстрой, смотря по сумме условий» [16]. Далее «из системных противоречий вытекает организационная задача, тем более настоятельная, чем сильнее их развитие, задача их разрешения или устранения. Жизнь решает ее или отрицательным путем – разрушается сама система, например, умирает организм, или положительным путем – преобразованием системы, освобождением ее от противоречий» [16]. Необходимы уже не частные корректирующие и предупреждающие действия, а реорганизация, комплексно устраняющая все накопленные противоречия. Развитие организации идет эволюционно с совершенствованием отдельных элементов, но когда рассогласование этих элементов будет порождать проблемы, приводить к возможности кризиса управления, тогда необходимо революционное изменение – реорганизация.
И отметим, что в процессе реорганизации, затрагивающей все основы организации, появляются временные организационные разрывы, и деятельность в этот период затруднена, а то и невозможна. Реорганизация должна проводиться достаточно редко и с минимальным временем ее проведения. Вначале должен быть разработан, взаимоувязан и согласован весь комплекс организационных изменений, а затем быстро и четко проведен. Недопустимо проводить реорганизацию методом проб и ошибок. В принципе, реорганизация – это глобальное предупреждающее действие, обеспечивающее ликвидацию накопленных опасных рассогласований внутренней среды, накопленных рассогласований внутренней и внешней среды. Или глобальное предупреждающее действие, минимизирующее влияние последствий глобальных изменений внутренней и внешней среды.
И, в заключение, можно отметить, что основной результат корректирующих действий – это обеспечение реализации программ и целей, а предупреждающих - само целеполагание, сама организация деятельности. При этом проблемы с внешней средой, в основном предопределяющие предупреждающие действия, – это основной источник развития организациии в то же время развития самой внешней среды, развития самого общества.
__________________