Эффективность организации – единство целей, стратегии и структуры 7.
7. Модель системы управления организацией
Можно предложить следующую формальную модель управления социальной организацией, любого ее структурного элемента. В значительно упрощенном виде она приведена на рисунке 3.
Рисунок 3. Упрощенная модель структурного элемента организации. Вход 1 и выход 1 – субординация, вход 2 и выход 2 – реординация
На данной модели в общем упрощенном виде приведен любой элемент организационной структуры (Рис.1). Подразделение по входу 1 получает цель-задание и директивы (планы, проекты, показатели) его выполнения. Оно осуществляет декомпозицию полученных целей-заданий и директив на выходы 1 - на подчиненные структурные подразделения или работников (для структурных подразделений нижнего уровня иерархии). Отчеты о выполнении цели-задания принимаются по входам 2, и итоговый отчет по выходу 1 передается на верхний уровень. Если полученные отчеты от подчиненных подразделений отличаются от заданных показателей, то решающий элемент принимает решение о коррекции, и по цепи управления вводятся коррективы в задания подчиненных подразделений по цепи обратной связи или, если этого не достаточно, на выход 2 подается информация о необходимости коррекции исходных директив или увеличения ресурсов подразделения.
Если бы это была система автоматического управления без участия человека, то все так бы и происходило, быстро и четко. Однако, в любой социальной системе, как на уровне руководителей, так и на уровне исполнителей присутствует человек со своим разумом, своей целью системы – собственной целью системы, которая, как отмечалось, не может полностью совпадать с целью-заданием.
Это приводит к двум следствиям.
Во-первых, полученные цель-задание и директивы анализируются решающим элементом, который анализирует их и на соответствие цели-задания директивам, и на соответствие полученной цели-задания собственным целям системы. В некоторых случаях даже выдавая наверх информацию о необходимости изменения полученных целей-заданий и директив. Соответственно цели-задания выдаются на нижний уровень с задержкой по времени, иногда очень существенной.
Во-вторых, если полученные цели-задания не соответствуют собственным целям системы, на выходы 1 могут быть выданы измененные выходные цели-задания, отражающие не только исходные цели-задания, но собственные цели системы.
Особую роль здесь играют полномочия, которые делегированы с верхнего уровня управления.
Если организационная структура линейная (бюрократическая) и в полномочиях подразделения только декомпозиция полученных целей-заданий и директив на нижний уровень, то структура прозрачная – можно в любой момент и легко проконтролировать соответствие исходных целей-заданий и директив, целям-заданиям и директивам, выданным на нижний уровень. Но в этом случае конечный результат определяется в первую очередь полученными директивами, и ответственность за конечный результат подразделение несет только частично, только за четкость выполнения полученных директив.
Если же подразделению делегированы существенные полномочия и подразделение само решает, как выполнить полученное цель-задание, само разрабатывает директивы и цели подчиненным подразделениям, то такая прозрачность теряется, фактически, в данном случае возможет контроль только по достигнутому результату. Поэтому, делегируя полномочия на нижние уровни иерархии необходимо устанавливать четкую ответственность подразделений, передавать и ответственность за конечные результаты деятельности. В противном случае полномочия (а они определяют ресурсы), могут быть использованы не в пользу организации.
Основой управления во всех случаях являются решения, принимаемые при обнаружении различных отклонений в системе. Если по всем отклонениям будут приниматься своевременные и адекватные решения, то управление будет эффективным, и наоборот. Качество принимаемого управленческого решения является основным фактором эффективности организации.
В первую очередь качество принимаемого решения определяется четким и качественным заданием цели. А также качеством информации, получаемой решающим устройством.
К качеству информации для принятия решения относятся:
- Ее достоверность и своевременность получения.
- Использование независимых источников информации в дополнение к информации, получаемой от подчиненных подразделений.
- Ее оптимальный объем. Информация должна быть достаточной и необходимой.
- Оптимальность формы ее представления.
К качеству принимаемого решения относятся:
- Своевременность, однако, не следует спешить с принятием решений, реализация которых носит длительный характер.
- Адекватность возникшей ситуации.
- Целесообразность. Результаты деятельности и отклонения окружающей среды всегда носят случайный характер, поэтому надо реагировать только на системные отклонения, на обращая внимания на случайные кратковременные.
- Соответствие затрат на реализацию решения ожидаемому эффекту.
- Соответствие решения действующей исполнительной системе:
- Принятое решение (новая частная цель) должна быть согласована с внутренними целями исполнителя. «Так и в управлении: надежность и осуществимость управленческих решений тем выше, чем больше вовлечены в процесс их выработки те, кому и предстоит выполнять» [1].
- Принятое решение должно быть реализуемо с точки зрения имеющихся ресурсов.
__________________