Организация предприятия и система организационно-правовых документов. Штатное расписание
2. Штатное расписание и структурное подразделение
Штатное расписание является локальным нормативным актом предприятия, в котором определяется перечень структурных подразделений (в определенной степени и их подчиненность), должностей, сведения о количестве штатных единиц, тарифных ставках (окладах) и др. Что же такое структурное подразделении законодательством не определено. Практически, с одной стороны, структурное подразделение – это часть предприятия – часть системы, подсистема предприятия, включающая все элементы этой выделенной части: руководителя структурного подразделения, всех подчиненных ему руководителей всех уровней иерархии, рядовых сотрудников. Это подсистема имеющая свои входы и выходы и преобразует входы в выходы.
С другой стороны, «С управленческой точки зрения под структурным подразделением организации понимается официально выделенный орган управления частью организации, отдельными направлениями ее деятельности, с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью» [2]. Здесь органом управления (который опять же не определен) может быть:
-
В авторитарной системе – в первую очередь руководитель подразделения.
-
В демократической системе – коллектив подразделения.
Авторитарная система в современных коммерческих предприятиях в условиях динамичного рынка совершенно неэффективна. В демократической системе понятие коллектива может быть различно: от руководителя и нескольких его приближенных, до всего коллектива подразделения (всех его уровней иерархии, всех руководителей и рядовых сотрудников). В первом случае управление будет идти в основном в интересах руководителя и отмеченных приближенных, а не всего подразделения. В последнем – для решения каждого серьезного вопроса придется собирать общее собрание, но ничего стоящее оно, как известно, решить не сможет, ни голосованием, ни даже тем, «кто кого перекричит».
Практика показывает, что наиболее эффективно работают группы, состоящие не более чем из семи человек, а для конференций, собраний, съездов, и т. п.), проекты решений опять же готовятся группами с ограниченной численностью участников [3]. Пригожин отмечал, что диапазон руководства (число непосредственно подчиненных) высшего и среднего звена должен составлять 7-11 человек, нижнего – до 30 рядовых подчиненных [4]. И оптимальный вариант структурного подразделения («официально выделенный орган управления частью организации») – это руководитель и все его непосредственно подчиненные руководители или сотрудники. На самом высшем уровне это руководитель предприятия и его помощники и руководители непосредственно подчиненных подразделений, на самом нижнем – руководитель и подчиненные рядовые сотрудники [5].
При таком определении вышестоящее подразделение и подчиненные нижестоящие подразделения всегда пересекаются (каждый руководитель входит и в свой «официально выделенный орган управления частью организации» как руководитель, и в вышестоящий орган как подчиненный). И такое определение обеспечивает единство и неделимость подразделения любого числа уровней иерархии, всего предприятия.
На рис.1 изображено структурное подразделение 100, как подсистема предприятия оно включает руководителя, всех подчиненных руководителей нижних уровней иерархии, всех подчиненных рядовых исполнителей управляющих средствами производства. Однако как «официально выделенный орган управления частью организации» оно будет включать только руководителя этого структурного подразделения и руководителей непосредственно подчиненных структурных подразделений (рис. 2).
Рис. 1. Структурное подразделение 100 как система.
Рис. 2. Структурное подразделение 100 как «официально выделенный орган управления частью организации» а), условное обозначение б), взаимодействие в).
При этом все формальные информационные каналы связи всегда находятся в пределах одного структурного подразделения. Все же связи с вышестоящими подразделения осуществляются за счет того, что руководитель является частью вышестоящего подразделения. А с нижестоящими за счет того, что подчиненные руководители являются частью его подразделения.
На рис. 3 изображено подразделение самого нижнего уровня. Как видно из рис. 3, что в данном случае оно одновременно и «официально выделенный орган управления частью организации», и подсистема.
Рис. 3. Структурное подразделение самого нижнего уровня иерархии а), условное обозначение и взаимодействие б)
При таком построении структурных подразделений («официально выделенных органов управления частью организации») каждый руководитель, являясь подчиненным руководителем вышестоящего подразделения, получает от него, например, согласованный и утвержденный план своего подразделения и прочие указания, а как руководитель своего подразделения формирует своим подчиненным их планы (декомпозиция), согласовывает и утверждает их. И обратно, руководитель подразделения, получив отчеты о результатах своих подчиненных, совместно с ними готовит отчет своего подразделения (композиция) и, как подчиненный вышестоящего подразделения, передает его своему вышестоящему руководителю.
Предприятие рассматривается как целостная неразрывная система с акцентом на взаимосвязях, взаимозависимостях и взаимодействии различных аспектов функционирования этой системы, трансформирующих элементы входа и выхода и использующих механизм обратной связи в целях саморегуляции [6]. Очевидно, что именно вопросы взаимосвязей, взаимозависимости и взаимодействия при трансформировании элементов входа и выхода и использование механизмов обратной связи в целях саморегуляции и должно быть содержанием организационно-правовой документации. Рассмотрим далее входы и выходы подразделения и результат подразделения.