Социальная организация как система. 3. Внутренняя среда организации
3. Внутренняя среда организации
В менеджменте большинство авторов упоминают не только внешнюю среду организации, но и внутреннюю среду, хотя в теории систем речь идет только о внешней среде – внешняя среда это все, что находится вне границ системы.
В медицине Клод Бернар в позапрошлом веке ввел понятие о внутренней среде организма как о совокупности биологических жидкостей (кровь, лимфа, тканевая жидкость), омывающих клетки и структуры тканей и принимающих участие в процессах обмена веществ. Иными словами, это внешняя среда клеток и тканей нашего организма.
Аналогичное понятие о внутренней среде организации, как о совокупности структуры, внутриорганизационных процессов, технологий, организационной культуры, системы управления; автоматизации, разделения труда, коммуникаций, и т.д., разделяется и во многих трудах по менеджменту, причем разные авторы дают различные наборы составляющих внутренней среды, некоторые даже включают во внутреннюю среду и кадры. Некоторые же просто говорят о внутренних функциях организации. Многие авторы дают другие и совершенно различные определения внутренней среде организации, например, как «часть общей среды, которая находится в пределах организации», как «сфера, ограничивающая структурное образование системы», и т.д. Однако, самое главное, практического результата от введения понятия «внутренней среды» не видно, в основном рассматриваются отдельно взятые перечисленные выше компоненты. Кроме того, по аналогии, внутренняя среда имеется и у любого структурного подразделения организации, и в целом внутренняя среда имеет иерархическую структуру, этот момент не рассматривается. Ну и конечно, взаимодействие клеток и среды в организме только физико-химическое – клетки не обладают разумом.
Если подойти с системной точки зрения, то можно отметить, что внешняя среда имеется и у организации, и у любого структурного подразделения организации. Если рассмотреть только структурные подразделения верхнего уровня иерархии по отдельности, то можно увидеть, что их внешняя среда включает все смежные структурные подразделения, руководителя организации, и внешнюю среду организации. Если рассмотреть совокупность всех структурных подразделений верхнего уровня иерархии, то внешней средой всех подразделений будет руководитель организации и внешняя среда организации. При этом совокупность структурных подразделений (со всеми системами их взаимодействия) можно назвать внутренней средой организации, а сама организация (в первом приближении) будет состоять из руководителя, как уполномоченного лица организации, и стоящей за ним внутренней среды организации. Аналогично, каждое структурное подразделение будет состоять из руководителя подразделения, и стоящей за ним внутренней среды подразделения. Внутренняя среда организации будет иметь иерархическую структуру.
При взаимодействии на уровне организации, взаимодействие осуществляется с руководителем организации, а внутренняя среда организации не является предметом взаимодействия. При взаимодействии на уровне подразделения, взаимодействие ведется с руководителем структурного подразделения, внутренняя среда подразделения также не является предметом взаимодействия. Внутренняя среда это то, что стоит за спиной руководителя, то чем он управляет и на что может рассчитывать при внешнем взаимодействии. Знание и «владение» своей внутренней средой позволяет ему адекватно и эффективно вести внешнее взаимодействие от имени своего подразделения, своей организации.
Такое определение внутренней среды организации отлично, от используемого в медицине, но на наш взгляд, более правильно и продуктивно в теории управления социальной организацией.
Поведение внутренней среды всегда носит элемент случайности, оно непредсказуемо. И это не только природные факторы, внутренняя среда организации всегда содержит человека с его непредсказуемостью, даже много большей, чем непредсказуемость природы. «За сухими цифрами, формулами, графиками, а также другими способами абстрактного анализа экономики всегда необходимо видеть самого человека, человеческую личность с ее живым воображением и фантазией и почти мистической способностью к непредсказуемым поступкам и действиям» [4]. Поведение неживых искусственных систем, которые являются подсистемами социальной системы и которыми управляет человек: машин, автоматов, и т.д., в основном детерминировано, непредсказуемое их поведение вызывается достаточно редкими непредсказуемыми изменениями внешней среды. Поведение социальной системы включающей человека невозможно предсказать даже при стабильной внешней среде, и руководитель, и внутренняя среда организации предсказуемы только в определенной степени.
Из этого можно сделать вывод, что социальная организация имеет как внешнюю непредсказуемую среду, так и внутреннюю непредсказуемую среду, и для эффективной деятельности организации необходимо проводить постоянный мониторинг не только результатов деятельности, но и мониторинг состояния внешней и внутренней среды, своевременно проводить необходимые предупреждающие и корректирующие мероприятия.
Разработаем модель социальных систем оперативного и стратегического управления. В случае оперативного управления, как отмечалось выше, руководитель получает в качестве управляющего воздействия кратковременные оперативные задания, в случае же стратегического управления он получает, в виде задания, достаточно длительную стратегию, включающую: цели, миссию, видение, структуру, программы и планы работ, показатели. Наличие такой стратегии позволяет системе длительное время работать автономно, без вмешательства вышестоящего руководителя, однако эта стратегия будет работать, только если она согласована с системой.
С точки зрения графического изображения модели системы это не имеет значения, на всех рисунках будем показывать в качестве управляющего воздействия «задание» (Рис.2), при этом задание не является принадлежностью самой системы, это внешнее задание внешней среды, оно может быть только согласованным с системой – двусторонним документом.
Рисунок 2. Упрощенная рекурсивная модель социальной системы.
Внешнее задание организация получает от учредителя, а также от других систем внешней среды. В случае учредителя, он задает основные показатели деятельности и основные положения стратегии. При получении заданий от систем внешней среды стратегию их достижения разрабатывает сама организация. Руководитель организации анализирует задание (при необходимости дорабатывает его с участием внешне системы), формирует свое видение этого задания, проводит его декомпозицию на свою внутреннюю среду (структурные подразделения), выдавая им частные задания. В ходе работы он получает от подразделений отчеты и координирует их деятельность. Система мониторинга дает руководителю независимую информацию о деятельности подразделений внутренней среды, а также информацию о состоянии внешней среды. В случае отклонений проводится коррекция деятельности.