Эффективная организация и ее организационная документация. Структура документации

Начало статьи

© А.М. Жемчугов, М.К. Жемчугов,  2019

4. СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

4.1. Система организационной документации

Организационная документация формализует деятельность предприятия – формализует «правила игры». Как отметил Т. Парсонс [30, с. 199], «существует минимальный набор структурных элементов действия – целей, средств, условий  и норм. Невозможно дать значимое описание действия без спецификации всех этих четырех элементов». Здесь «следует специфицировать множество правил, а не отдельное правило, пытаясь выявить последствия изменений определенного правила» [49, с. 109], поскольку «правила действуют системно, а не по отдельности» [49, с. 109]. При этом необходимо специфицировать взаимоувязанную иерархическую систему правил во главе которой должны стоять ключевые положения деятельности: «Ключевая идеология должна быть значимой и вдохновляющей исключительно для людей внутри организации <…> сотрудники внутри организации должны быть преданы ее целям и ценностям» [50, с. 225]. Сформулировать ценности предприятия, которые необходимо донести до коллектива. По классическому определению М. Рокича, «ценность – устойчивое убеждение в том, что определенный способ поведения или конечная цель существования предпочтительнее с личной или социальной точек зрения, чем противоположный или обратный способ поведения, либо конечная цель существования» [цит. по: 51, с. 62]. А правила и регламенты определять исходя из ценностей.

Можно отметить следующие иерархические уровни системы организационной документации.

1. Миссия (предназначение) предприятия.
   - Предназначение для собственника (развитие социально-экономических результатов предприятия и самого предприятия).
   - Предназначение для потребителя (категория потребителя предприятия, категория продукции для потребителя, ключевые технологии разработки, производства и реализации продукции).
   - Предназначение для коллектива (развитие членов коллектива, самого коллектива).
   - Предназначение для других заинтересованных сторон.
2. Общие цели предприятия которые выявляются при формулировке и анализе предназначения предприятия: социально-экономические результаты деятельности (1) и видение самого предприятие как института , обеспечивающего эти результаты (2).
3. Социально-трудовые отношения необходимые для того, чтобы предприятие могло достигать общие цели и исполнять свою миссию .
4. Организация (внутреннее устройство) предприятия соответствующее социально-трудовым отношениям и обеспечивающее декомпозицию и достижение поставленных конкретных целей.
5. Организация деятельности по достижению конкретных предметных целей – плановая документация – программы и планы деятельности.
6. Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения, и др.) формализующая конкретные принимаемые решения по возникающим нерегламентированным ситуациям.
7. Записи – документы, содержащие достигнутые результаты или представляющие свидетельство выполненных задач . Они позволяют выявлять отклонения от целей и осуществлять необходимую коррекцию деятельности, при необходимости и ее организацию.

Приведенная система обеспечивает полный цикл развития предприятия: от целеполагания до анализа и коррекции деятельности.
Выше приведена иерархия самих документов, но имеется и иерархия организационной структуры предприятия: от собственника – до рядовых сотрудников. И здесь «большое значение имеет формулирование миссий для ключевых подразделений компании. Каждый отдел может и должен выработать собственную миссию, определяющую его роль, сферу деятельности, направление развития и вклад в общую миссию компании» [53]. Все организационные документы, приведенные выше, должны разрабатываться по всей иерархии предприятия. Самый верхний уровень организационной документации – это уровень собственника предприятия.