09.02.2012 Консалтинговый проект. Этапы разработки регламентов
6. Разработка и внедрение регламентов
Разработка регламентов является частью консалтингового проекта и обычно включает следующие этапы:
- Анализ эффективности деятельности предприятия, разработка стратегии и оптимальной организационной структуры (эти этапы будут рассматриваться в самостоятельных разделах).
- Определение номенклатуры регламентов верхнего уровня.
- Формирование головной рабочей группы (под руководством руководителя предприятия) для разработки регламентов верхнего уровня и координации работ по разработке регламентов нижних уровней.
- Разработка план-графика работ по разработке регламентов и определение необходимого бюджета.
- Выпуск приказа о начале работ утверждающего состав рабочей группы, ее план и бюджет.
- Разработка регламентов верхнего уровня.
- Определение номенклатуры регламентов нижних уровней и формирование рабочих групп по их разработке.
- Разработка регламентов нижних уровней.
- Внедрение регламентов в опытную эксплуатацию.
- Доработка регламентов и их ввод в эксплуатацию.
- Мониторинг исполнения регламентов, анализ возможных отклонений.
- Коррекция и постоянное улучшение регламентов.
6.1. Разработка регламентов
Разработка регламентов – это часть консалтингового проекта по повышению эффективности деятельности предприятия. Эта разработка, как уже отмечалось, должна вестись не в «рабочем порядке», а как полноценный проект со своим руководителем (руководителем предприятия), рабочими группами на разных уровнях иерархии, планом, при необходимости своим бюджетом.
Основные регламенты – это регламенты верхнего уровня. С них и начинается разработка. Исходя, в первую очередь, из цели, миссии и видения предприятия в целом, его организационной структуры и требуемых программ и проектов деятельности предприятия. В целом, из стратегии достижения поставленной перед предприятием цели.
Регламенты нижних уровней в основном детализируют отдельные процедуры регламентов верхнего уровня.
Мы стараемся формировать регламенты нижних уровней так, что бы они замыкались в одном структурном подразделении и принадлежали этому подразделению. Но это не всегда удается.
6.2. Введение регламентов в опытную эксплуатацию
Для введения регламентов в опытную эксплуатацию руководитель предприятия издает приказ, содержащий все необходимые распоряжения для ввода разработанных регламентов в опытную эксплуатацию, назначает ответственных за каждый регламент.
6.3. Доработка регламентов и ввод в эксплуатацию
В течение всего периода опытной эксплуатации рабочие группы проводят мониторинг исполнения регламентов, фиксируют возникающие проблемы и вносят предложения по коррекции и совершенствованию регламентов.
6.4. Постоянное улучшение регламентов
Внешняя и внутренняя ситуация предприятия с течением времени изменяется, поэтому и регламенты эффективны только тогда, когда они соответствуют текущим реалиям, иначе говоря, ими требуется управлять: изменять, улучшать и т.д. Иначе регламентация бизнес-процессов в компании со временем превратиться в набор формальных неактуальных документов, которые со временем просто перестанут работать, а то и будут даже мешать работе предприятия.
Постоянное улучшение регламентов – это тоже отдельный регламент – «Регламент управления регламентами», который должен быть разработан и внедрен в деятельность предприятия.
6.5. Управление регламентами
В регламенте «Управление регламентами» должны быть представлены шаги, которые требуется исполнять при мониторинге регламентов и внесении изменений в систему регламентов.
Этот документ должен устанавливает все необходимые требования по управлению жизненным циклом регламентов, в т.ч. определять:
- виды, структуру и формы регламентов;
- порядок инициализации, разработки, согласования и утверждения регламентов;
- порядок ввода регламентов в эксплуатацию;
- порядок выдачи учтенных экземпляров регламентов сотрудникам;
- порядок актуализации регламентов (внесения необходимых изменений);
- порядок отмены действия регламентов;
Необходима также система мотивации предприятия в части, ориентирующей сотрудников на исполнение требования регламентов, их совершенствование.
6.5. Стандарт менеджмента качества ИСО 9000
Разработка регламентов является одной из основных составляющих стандарта менеджмента качества ИСО 9000. Если предприятие регламентировало свою основную деятельность, то ему намного проще подготовиться к сертификации по этому стандарту.