Разработка организационной документации: оргструктуры, положений, инструкций, правил, регламентов бизнес-процессов
Статья 2023 года "Разработка организационной документации предприятия"
Основные виды организационной документации
В любом предприятии имеется организационная структура, различные положения, инструкции, правила, регламенты бизнес-процессов и другие внутренние нормативные правовые акты регламентирующие организацию и деятельность персонала предприятия. Эти организационные документы имеют три основные категории [1]:
-
Документы, описывающие моральные и этические ценности членов коллектива (положения о корпоративной культуре и др.).
-
Документы, определяющие организацию предприятия в статике (оргструктура, положения о подразделениях, должностные инструкции и др.).
-
Документы, определяющие деятельность персонала в динамике (рабочие инструкции, регламенты бизнес-процессов, и др.).
Часть этих нормативных правовых актов обязательна для предприятия и задана внешними нормативными актами (Трудовой кодекс РФ, Постановлении Минтруда РФ, Письма Роструда РФ). А Гражданский кодекс РФ определяет право юридических лиц утверждать регулирующие корпоративные отношения иные внутренние документы предприятия, в которых могут содержаться положения, не противоречащие учредительному документу юридического лица (ст. 52 ГК РФ). Назначение обязательных документов — это контроль (штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка — ПВТР) и защита прав персонала (должностные инструкции). Основное же назначение всех организационных документов — это повышение эффективности деятельности предприятия.
Принципы разработки эффективной организационной документации
Самое основное при разработке организационной документации — это необходимость учета того, что «правила, предписывающие определенное поведение, влияют на поведение, однако только в том случае, если люди имеют мотив следовать этим правилам» [2]. И разработка и утверждение любых организационных документов еще не означает что персонал будет следовать им в своей повседневной деятельности. Цель любого человека в предприятии — это получение максимальной личной «прибыли» [3], которая определяется человеком как «приведенная ценность всей суммы разностей между выгодами и издержками, как неденежными, так и денежными» [4, с. 41]. Введение любого организационного документа изменяет выгоды и издержки человека при следовании положениям этого документа. Поэтому если следование этому документу будет повышать выгоды и снижать издержки (точнее повышать их разницу — «прибыль» человека) эти положения будут исполняться. Более того, они войдут в неформальную организацию как человека, так и всего коллектива, — в организационную культуру. Если же будут уменьшать, то никто не будет следовать таким положениям. И любое предприятие, для того, чтобы положения исполнялись, должно вводить санкции за отклонения — «запретительные издержки» [5] — при обнаружении отклонений создавать человеку нематериальные (устные или письменные взыскания, снижение лояльности, и др.) или материальные (снижение премий, отсрочка повышений, и др.) издержки снижающие личную прибыль человека. Только необходимо учесть, что обнаруживать отклонения можно только с некоторой вероятностью и это вероятность может быть очень малой, и «к соблюдению некоторых правил невозможно принудить, так как никто не может наблюдать за процессом их функционирования» [6, с. 80].
В целом, как отмечают лауреаты Нобелевских премий по экономике Д. Норт [6], Л. Гурвиц [7], Э. Остром [6], положения формальных организационных документов должны создавать единую взаимоувязанную систему стимулов (выгод и запретительных издержек), обеспечивающих формирование «правил игры» персонала направленных на достижение целей предприятия. При этом правила, дающие выгоды персоналу (материальные, экспрессивные, снижающие издержки труда) непосредственно принимаются неформальной организацией коллектива и действуют на подсознательном уровне. Правила же, несущие увеличение издержек труда, снижение личных результатов, должны поддерживаться запретительными издержками (санкциями). Однако они приводят в том числе и к деятельности по уменьшению вероятности обнаружения отклонений от этих правил, к деятельности по минимизации этих издержек. Соответственно они выполняются с большими «трениями» - трансакционными издержками.
Таким образом разработка организационной документации должна исходить из того, что положения организационных документов:
Должны обеспечивать повышение выгод и/или снижение издержек человека.
-
Если следование правилам приводит к издержкам, но контролируемо, необходимо вводить санкции (запретительные издержки) при которых человеку будет уже не выгодно допускать отклонения. Или дополнительные компенсирующие выгоды при следовании им положениям документации. Понимая, что как только санкции или компенсирующие выгоды прекратятся — прекратится и следование персонала положениям этих документов.
-
Если следование документам не приводит к выгодам или издержкам персонала, то персоналу необходимы издержки на изучение и освоение положений документации и эти временные издержки должны быть скомпенсированы.
-
Если же следование правилам приводит к издержкам, но само по себе неконтролируемо, то выпуск таких документов не только бесполезен, но и вреден — коллектив будет понимать, что положениям организационных документов можно и не следовать.
В первом случае такая документация будет «самовнедряемой документацией» [8; 9]. Во втором — условно «самовнедряемой документацией» - самовнедряемой только на время действия санкций или компенсирующих выгод. В четвертом случае — невнедряемой и бесполезной, даже вредной. Во всех случаях преимущества следования новой документации для персонала могут быть не очевидны, необходима предварительная разъяснительная работа — «размораживание» коллектива [10].
Формы разработки организационной документации
Разработка организационной документации может проводиться:
-
На территории предприятия заказчика с ее оформление на территории исполнителя.
-
С посещением предприятия заказчика для начального ознакомления и анализа в начале проекта, а также при завершении разработки и внедрения для согласования документации и окончательного завершения проекта. И основной удаленной разработкой документации с помощью Skype, Zoom и др.
-
Полностью удаленная разработка документации.
Наша практика и предложения по разработке организационной документации
Наша компания занимается разработкой всех видов организационной документации более пятнадцати лет. Первоначально у нас были проблемы с тем, что самые эффективные с точки зрения предприятия документы, разработанные по установкам руководства и одобренные руководством, на практике не работали. Положение изменилось, когда и мы, и руководство, поняли, что положения организационной документации должны соответствовать и интересам предприятия, и интересам персонала. Любой организационный документ, который мы разрабатываем мы анализируем на то какие результаты он принесет предприятию, а также на то, какие выгоды и издержки труда он принесет персоналу. И каждый документ в первую очередь ориентируется на соответствие интересам и предприятия, и персонала. А если это невозможно, то в организационные документы включаются санкции за отклонения от этих документов - запретительные издержки, и положения контроля отклонений.
Мы предлагаем всем предприятиям, как коммерческим, так и некоммерческим, государственным, проведение разработки организационной документации, которая будет обеспечивать наибольшее повышение эффективности деятельности предприятия, внедряться с наименьшими издержками.
Стоимость разработки организационной документации с анализом результатов внедрения и дороботки по итогам внедрения для среднего предприятия порядка 60-200 тыс. руб. С учетом скидки 40% на время пандемии - 36-120 тыс. руб. Срок - порядка 2-х недель - 2-х месяцев.
Для более подробной информации по принципам разработки организационной документации: организационной структуры, необходимых положений, инструкций, правил, регламентов бизнес-процессов, а также заказу консалтинговых услуг по разработке организационной документации, достаточно позвонить по телефону 8 (495) 998-85-99 (Михаил Жемчугов) или написать письмо на адрес info@corpsys.ru.
Список литературы
1. Авакимянц Т.В., Жемчугов А.М., Жемчугов М.К. Организация предприятия и система организационно-правовых документов // Проблемы экономики и менеджмента. 2016. № 3.
2. Грейф А. Институты и путь к современной экономике. Уроки средневековой торговли. М.: Издательский дом Высшей школы экономики, 2018.
3. Барнард Ч. Функции руководителя: власть, стимулы и ценности в организации. М., Челябинск: Социум, ИРИСЭН, 2009.
4. Беккер Г.С. Экономический анализ и человеческое поведение // THESIS. 1993. № 1. С. 24-40.
5. Измалков С., Сонин К., Юдкевич М. Теория экономических механизмов (Нобелевская премия по экономике 2007 г.) // Вопросы экономики. 2008. № 1. С. 4–26.
6. Остром Э. Управляя общим: эволюция институтов коллективной деятельности. М.: ИРИСЭН, Мысль, 2010.
7. Норт Д. Понимание процесса экономических изменений. М.: Изд. дом Гос. ун-та – Высшей школы экономики, 2010.
8. Жемчугов, М.К. Жемчугов А.М. Эффективная организация и ее организационная документация, 2019. Электронный ресурс: https://corpsys.ru/articles/organization/effective-organization-documentation.aspx
9. Жемчугов А.М., Жемчугов М.К. Развитие предприятия. Система консалтинговых проектов организации и развития предприятия. Деп. в ВИНИТИ РАН 21.06.2021, № 41, 77 с.
10. Левин К.Теория поля в социальных науках. СПб.: Речь, 2000.
28.07.2021