Описание бизнес-процесса состоит из следующих этапов.
- Описание окружения бизнес-процесса
- Описание входов и выходов
- Описание внутренней структуры бизнес-процесса
1. Описание поставщиков и клиентов бизнес-процесса. Эти поставщики и клиенты процесса могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренними поставщиками и клиентам являются другие бизнес-процессы компании.
2. Описания входа бизнес-процесса, управления, ресурсов и выхода, Такое описание позволяет четко описать бизнес-процесс и его границы.
В принципе, у каждого бизнес-процесса может быть несколько входов и выходов. Часть из них является основными, а часть дополнительными. Например, выходом процесса может быть не только готовый продукт или полуфабрикат, но и отходы производства, которые могут использоваться другими бизнес-процессами. Если сразу попытаться учесть все, то вряд ли удастся довести описание до конца. Вначале необходимо учитывать только основные входы и выходы, а затем, по мере детализации, и дополнительные.
Для каждого бизнес-процесса должны бить описаны все управляющие воздействия, в соответствии с которыми вход процесса превращается в его выход. Это техническая документация, технологии, регламенты, стандарты и т.д.
Также необходимо описать и требуемые для этого ресурсы: персонал, оборудование, инструмент, энергия и т.д.
3. После описания всех входов и выходов бизнес-процесса раскрывается его внутренняя структура, описываются взаимодействия между работами, обеспечивающими преобразование входа в выход ресурсами и управлением каждой работы. Фактически, все эти работы представляют собой бизнес-процессы более низкого уровня.
При описании внутренней структуры бизнес-процесса желательно выбрать такой уровень детализации, при котором схема бизнес-процесса будет состоять примерно из семи работ. Использование как большей, так и меньшей детализации приведет к снижению возможности проведения качественного анализа бизнес-процесса (схема бизнес-процесса будет или чрезмерно усложнена или чрезмерно укрупнена).
И, после того, как описание бизнес-процесса будет закончено, приступают к подробному описанию каждого внутреннего бизнес-процесса.
При детальном описании бизнес-процессов нижнего уровня могут использоваться дополнительные объекты, с помощью которых описывается процесс преобразования входа в выход: логические операторы, условные переходы, а также элементы, показывающие временные задержки.
Декомпозиция бизнес-процесса может содержать несколько иерархических уровней и может продолжаться до тех пор, пока внутренние работы бизнес-процесса будут иметь законченный продукт или полуфабрикат, имеющий другого потребителя. Например, если внутренняя работа имеет на входе электронные комплектующие изделия, а на выходе смонтированную электронную плату, можно составить описание бизнес-процесса этой работы. Но дальнейшее работы, например, установка комплектующих на плату, уже вряд ли целесообразно описывать как отдельный бизнес-процесс это функция или одиночная операция.
В этом отличие разбиения на бизнес-процессы от разбиения на отдельные операции Адама Смита. Выход каждого бизнес-процесса должен иметь реальный законченный продукт, имеющий самостоятельную ценность.
С другой стороны глубина описания бизнес-процесса зависит от цели и в каждом конкретном случае индивидуальна. В общем случае процесс требуется декомпозировать до тех пор, пока не будет разграничена ответственность между конкретными подразделениями и сотрудниками компании. При достижении этого уровня необходимо остановиться, в противном случае объем работ, нарастающий в логарифмическом масштабе, может превысить все ресурсы, выделяемые на эту работу.