Управление организацией. 11. Управление деятельностью, программами и проектами, целями
11. Управление деятельностью, управление программами и проектами, управление целями
Если допустить, что факторы внешней и внутренней среды неизменны и предвидение результата фиксировано, то все управление деятельностью определяется тем, как мы продвигаемся к поставленной цели, как выполняются поставленные проекты и их этапы – необходимо только регулирование деятельности. Мы должны иметь показатели хода проектов и, если возникают задержки и проблемы при их исполнении, проводить соответствующие корректирующие мероприятия. Наши показатели здесь – это сроки и плановые затраты по этапам и проекту в целом (план, прогноз и факт). Если все идет по плану, коррекции не требуются, если появляется прогноз не выполнения по срокам или затратам, необходим анализ проблемы и ее разрешение – проведение предупреждающих и корректирующих мероприятий.
Как только допустить, что мы находимся в реальном мире, все сразу усложняется. Возможные изменения внешней и внутренней среды могут привести и к необходимости корректировки планов и программ деятельности, и, даже к изменению частных целей. Например, может потребоваться снятие с производства одного продукта, и поставить цель вывода на рынок нового продукта. Для достижения цели организации в таких условиях необходимо не только сверять свое движение с графиками программ деятельности, но и проводить мониторинг внутренней и внешней среды, при необходимости корректировать график, а, в крайнем случае, и сами частные цели.
Вопрос в том, как вести управление в таком объеме различных видов показателей. Это обеспечивает система стратегического управления, которая представляет собой систематическую методику раннего выявления неожиданных изменений как внутри, так и вне предприятия и быстрого реагирования на них [37]. Система стратегического управления – это система разработки и поддержки в актуальном состоянии стратегии достижения поставленной цели при отклонениях и изменениях внешней и внутренней среды.
Большинство изменений внутренней и внешней среды оказывают большее или меньшее влияние на достижение поставленной цели, но, само по себе изменение какого либо статистического показателя, может и не оказать никакого влияния на достижение поставленной цели, более того, приведя некоторый показатель в «норму», можно даже отдалить поставленную цель. Например, в примере с человеком, можно сбить повысившуюся температуру, а в скором времени просто слечь – температура – это индикатор болезни, но сама по себе она не влияет на выздоровление. Она сама должна войти в норму при правильном лечении, тем самым показав, что человек поправляется.
Аналогично и с показателями внешней и внутренней среды при управлении по статистическим показателям: практически любой показатель внутренней среды можно насильственно привести в «норму» нисколько не приблизив организацию к поставленной цели, а в ряде случаев, даже удалив.
Показатели достижения поставленной цели объективны, но они не учитывают изменений внутренней и внешней среды, если ориентироваться только на них, то мы их обнаружим только тогда, когда эти изменения уже отрицательно скажутся на конечном результате, и мы не можем проводить предупреждающих мероприятий.
Очевидно, что в управлении организацией необходимы все три типа показателей, но подход и использованию каждого из них должен быть строго индивидуальным.
Показатели достижения поставленной цели должны использоваться в мотивации: «Теория целеполагания оказалась на первом месте по валидности и на втором - по практической полезности» [38]. А также использоваться для управления организацией по цепям обратной связи.
Выявленные отклонения внутренней среды должны анализироваться на предмет определения возросших возможностях организации, или наоборот «болезни» организации, и соответствующей коррекции программ достижения поставленных целей, включая в них, например, мероприятия по «выздоровлению».
Выявленные отклонения внешней среды должны анализироваться на предмет определения потенциальных угроз организации, или наоборот появившихся новых возможностях, и соответствующей коррекции программ достижения поставленных целей, включая в них, например, мероприятия по ликвидации угроз или расширению выпуска продукции.
Выявленные отклонения внутренней и внешней среды должны использоваться по цепям прямой связи и управлять деятельностью организации не дожидаясь, когда эти отклонения повлияют на деятельность организации.
При малых отклонениях показателей достижения показателей деятельности возможна коррекция распределения ресурсов, или даже мотивации. При серьезных отклонениях, как показателей деятельности, так и показателей внутренней или внешней среды, может потребоваться, в зависимости от серьезности, коррекция заданных показателей деятельности, программ деятельности, частных целей, видения, политик деятельности (например, рыночной ниши) и, даже целей организации, соответствующих новым реалиям, разработка под них новых политик, видения, частных целей и программ деятельности.