Современная организация: дерево целей – дерево стратегий. 7. Создание системы стратегического управления
7. Создание системы стратегического управления
Надо понимать, что любые перспективные программы и планы организации могут давать только общее направление деятельности, поскольку невозможно предсказать состояние внешней среды даже на несколько месяцев вперед. Они должны быть целостными и одновременно достаточно гибкими чтобы учитывать изменения внешней среды. Система стратегического управления - это программа, «которая направляет деятельность фирмы в течение продолжительного периода времени, давая себе отчет в том, что конфликтная и постоянно меняющаяся деловая и социальная обстановка делает постоянные корректировки неизбежными» [4]. Рассмотрим, кратко, самые основные моменты этой системы.
Для организации мы имеем целое дерево программ и проектов, дерево целей и стратегий. Чем ниже будет уровень иерархии, тем короче горизонт планирования. Если программы организации в целом и верхнего уровня иерархии могут быть разработаны на годы вперед, то программы самых нижних уровней иерархии – уже на один год и менее. Программы рядовых членов организации, по Фредерику Тейлору, от одного дня и, максимум, до одного месяца. В наше время, для рабочих также может быть и дневная выработка, а для ИТР в основном от одного месяца до одного квартала. Часто программы верхнего уровня называют стратегией, а нижнего тактикой. Но мы считаем, что подход должен быть единым, и не важно, как его называть.
В самом общем виде система стратегического управления представляет собой периодический пересмотр и возможную коррекцию стратегии (например, раз в год), а также постоянную и систематическую методику раннего выявления неожиданных изменений как внутри, так и вне предприятия и быстрого реагирования на них. Это подразумевает непрерывное слежение за появлением экстренных проблем как внутри, так и вне предприятия. При появлении таких проблем «красный сигнал» предупреждает руководство фирмы о необходимости срочно обратить внимание на них [24].
7.1. Создание системы управленческого учета
Для того чтобы любая система управления работала необходимо постоянно знать фактические показатели и плановые показатели. Отклонения фактических показателей от плановых и, если они существенны, это как раз тот случай, когда необходимо ставить «красный флаг» и разбираться в возникшей ситуации, принимать соответствующее управленческое решение. Для этого система управленческого учета должна обеспечивать:
- Ввод принятых программ, проектов и их показателей: этапы, сроки, ресурсы.
- Ввод всех проводимых транзакций.
- Расчет прогнозируемых и фактических показателей, сравнение плановых и фактических, плановых и прогнозируемых.
7.2. Создание системы поддержки принимаемых решений
Система поддержки принятия управленческих решений должна быть как у руководителя организации, так и у каждого руководителя структурного подразделения. Она должна освобождать его от рутинной работы с бумажными документами или таблицами Excel. Эта система должна являться частью системы управленческого учета и обеспечивать:
- Постоянный вывод 3-4-х основных показателей и «красных флагов» персонально руководителю каждого структурного подразделения.
- При клике на «красных флагов» система должна показывать состояние соответствующей программы или проекта, плановые, фактические и прогнозируемые результаты.
- Вывод плановых и фактических и прогнозируемых результатов в различных сечениях, другие необходимые статистические данные.
7.3. Функционирование системы стратегического управления
В случае возникновения или прогнозирования отклонений в принятых программах и проектах, руководитель принимает соответствующее управленческое решение и производит корректирующие (если отклонение уже наступило) или предупреждающие мероприятия (если отклонение только прогнозируется). Это может быть, в зависимости от серьезности отклонения, перераспределение ресурсов, коррекция программ и планов, коррекция самих целей. Во всех случаях кроме первого, нижестоящий руководитель (если это он обнаружил отклонение) должен решать вопрос с вышестоящим руководителем.
Если обнаруживаются отклонения во внутренней и внешней среде, то проводятся предупреждающие мероприятия (не дожидаясь, когда они приведут и отклонениям программ и проектов). В этих двух случаях не требуется коррекция внутренней и внешней среды, как таковая. Необходимы мероприятия, предупреждающие возможность недостижения конечного результата, которые, в частности, могут содержать и мероприятия по коррекции внутренней и внешней среды, но не обязательно к их исходным значениям.